На тлі коронавірусу компанії потребують змін у розпорядку роботи, щоб зменшити скупчення працівників в офісах.

Бізнес потребує сучасного підходу до трудових відносин, насамперед у питанні використання найманої праці. Тому партнер АО «Адвокатська сім’я Лисенко» Ганна Лисенко в матеріалі для GMK Center дає пораду бізнесу не зациклюватися на «офісному» режимі праці, а розглянути інші варіанти організації роботи співробітників, наприклад, дистанційну роботу або гнучкий режим роботи.

У цій статті вона розповідає про можливі варіанти віддаленої форми роботи працівників, завдяки яким бізнес зможе розвантажити офіси та перезавантажити організацію роботи.

Гнучкий режим робочого часу

Центральні офіси компаній або офіси в стилі open space потребують оптимізації режиму роботи працівників, щоби знизити ризик поширення інфекційних хвороб. Зміни у розпорядку роботи особливо потрібні компаніям з великим штатом працівників, щоби зменшити скупчення працівників в офісах. Для цього можна організувати графік роботи працівників в офісі через день або тиждень, змінами або по графіку. Запровадити такий режим роботи можна за допомогою договору про гнучкий режим робочого часу.

Договір про гнучкий режим робочого часу – це письмовий трудовий договір між працівником та роботодавцем, за умовами якого працівник зобов’язується виконувати певну роботу  за встановленим режимом роботи, що є відмінним від визначеного правилами внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець зобов’язується забезпечити працівника всім необхідним для виконання роботи та виплачувати заробітну плату в порядку, визначеному договором, або відповідно до законом.

Гнучкий режим робочого часу – режим роботи за умови дотримання встановленої денної, тижневої чи на певний обліковий період (два тижні, місяць тощо) норми тривалості робочого часу (40 годин).

При цьому застосування гнучкого режиму робочого часу не тягне за собою змін у нормуванні, оплаті праці та не впливає на обсяг трудових прав працівників. Тобто оплата праці працівнику проводиться в повному обсязі.

Отже, недоліком такого трудового договору є відсутність у сторін можливості домовитись про інший розмір та порядок оплати.

Договір про гнучкий режим робочого часу обов’язково укладається в письмовій формі. Лише під час загрози поширення епідемії, пандемії та/або на час загрози війни можна змінити режим роботи за наказом роботодавця.

Звертаю увагу, що після закінчення карантину працівників, яким наказом було змінено режим роботи на гнучкий або на дистанційну роботу, слід повернути й підписати з ними письмовий договір про гнучкий режим робочого часу.

Договір про гнучкий режим робочого часу укладається лише за погодженням між працівником і власником підприємства – як під час прийняття на роботу, так і згодом.

Договір може укладатись на визначений строк або безстроково.

У договорі можна прописати такі варіанти режиму роботи працівника в офісі:

• фіксований час, протягом якого працівник має перебувати в офісі, тобто графік приходу до офісу, наприклад, кожного понеділка, середи та п’ятниці, або кожного дня з 9 до 14 години тощо;
• змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи, тобто без визначення конкретного графіку та часу приходу до офісу, як фрілансер.

При цьому слід врахувати, що норма тривалості робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень.

Такий вид роботи підходить для працівників, яким необхідне робоче місце, але вони можуть виконувати роботу в різний час. Якщо ж присутність працівника в офісі необов’язкова, то можна розглядати інші варіанти.

Дистанційна робота

Ще один спосіб розвантажити великі офіси – перевести працівників на дистанційну роботу. Як показав карантин, більшість офісної роботи без втрати ефективності працівники можуть виконувати  дистанційно. Це також дасть змогу знизити ризик зараження.

Договір про дистанційну (надомну) роботу – письмовий договір між працівником та роботодавцем, за умовами якого працівник зобов’язується виконувати певну роботу поза межами приміщення роботодавця (за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором), а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці (інформаційно-комунікаційними технологіями), необхідні для виконання роботи.

Договір про дистанційну (надомну) роботу обов’язково укладається в письмовій формі. Дистанційна робота можлива за погодженням з роботодавцем та за наявності технічної можливості. Тому раджу домовитися про умови праці в письмовому договорі.

У договорі про дистанційну роботу обов’язково слід вказати такі умови:

• обов’язки, які виконуватиме працівник (вид та обсяг роботи);
• порядок дистанційної роботи, наприклад, завдання надається на електронну пошту працівника (або через програму) із зазначенням терміну його виконання;
• яким чином працівник підпорядковується та кому, наскільки оперативно має відповідати на дзвінки керівника, перевіряти електронну пошту та відповідати на листи;
• як виконує завдання керівництва: за розпорядженнями або вільний у виборі інструментів;
• де робоче місце робітника, які умови праці;
• умови оплати праці (звертаю увагу, що якщо працівник і роботодавець письмово не домовилися про інше, оплата праці проводиться в повному обсязі та в строки, визначені трудовим договором);
• можна домовитися про компенсацію витрат за використання електроенергії, зв’язку та обслуговування обладнання тощо;
• строк договору: строковий або безстроковий договір.

У разі дистанційної роботи працівники розподіляють робочий час на свій розсуд, на них не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку.

Договір про дистанційну роботу дає роботодавцю право домовитися з працівником про інший порядок та розмір оплати праці, наприклад, за фактом виконаної роботи.

По суті, ці два види трудових договорів є «трудовим фрілансом», де працівнику надається більше прав обирати графік та місце роботи, а роботодавцю можливість по-різному організувати роботу офісів.

Віддалена робота має безліч переваг для бізнесу: це знизить ризик поширення захворювання, зменшить навантаження на транспорт у великих містах, додасть працівникам продуктивності, яку раніше вони витрачали на проїзд з дому до офісу.

Сьогодні, щоб провести нараду або поспілкуватись з працівниками, не потрібно збиратися разом в одному офісі. Для цього можна використати такі програми, як Go To Meeting, Zoom, Skype. Документація компанії може бути завжди під рукою у Dropbox або Google Диск. Поточні матеріали можна створювати та редагувати у режимі реального часу у Google Drive.

Карантин дав поштовх бізнесу для переосмислення стандартної організації праці з 9 до 18 години за одним робочим місцем та з жорстким контролем над працівником.

У світі вже давно використовують альтернативні способи організації праці. Наприклад, у Великій Британії популярною є система праці hot desking (гаряче робоче місце), коли одне робоче місце використовують декілька працівників, які працюють переважно дистанційно, але певний час перебувають в офісі.

Європейський досвід показав переваги дистанційної роботи працівників: великий відсоток працівників там працюють віддалено, і це лише збільшило продуктивність компаній. Більше того, компанії  мають від цього й фінансові вигоди, оскільки економлять на витратах на оренду офісів, техніку, проїзду, їжу тощо.

Я впевнена, що в найближчому майбутньому популярність віддаленої роботи зростатиме, і законодавство осучасниться; мислення бізнесу змінюватиметься на користь віддаленої роботи працівників та зменшення офісів.

---