Мінфін оновив порядок обміну е-документами з контролюючими органами

«Мінфін наказом від 01.06.2020 р. №261 (зареєстрований в Мін’юсті 31.07.2020 р. за №723/35006) виклав у новій редакції Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами». 

Порядок розроблений відповідно до ПКУ, ЦКУ, Законів “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”, “Про інформацію”, “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “Про телекомунікації”.

У Порядку прописано загальні вимоги щодо електронного документообігу та порядок укладання Договору про визнання електронних документів.

Так, суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні інформаційні ресурси або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися рівень захисту цієї інформації, який відповідно до законодавства має відповідати ступеню обмеження доступу до неї.

Автор створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки, керуючись цим Порядком, а також Договором (крім фізичних осіб, які не є самозайнятими особами).

«Створення електронного документа завершується накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису підписувача (підписувачів) та печатки (за наявності)». 

Після накладання кваліфікованого електронного підпису автор здійснює шифрування електронного документа з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень та надсилає його у форматі (стандарті) з використанням телекомунікаційних мереж до адресата протягом операційного дня.

Електронні форми документів у форматі за стандартом на основі специфікації eXtensibleMarkupLanguage (XML) оприлюднюються на офіційному вебпорталі ДПС.

У разі якщо адресатом є контролюючий орган, після надходження електронного документа здійснюється його автоматизована перевірка у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо електронний документ надійшов після закінчення операційного дня.

Автоматизована перевірка включає перевірку:

• правового статусу кваліфікованого електронного підпису чи печатки відповідно до частини другої статті 18 Закону України “Про електронні довірчі послуги”;
• обов’язковості та послідовності накладання на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки підписувачів у встановленому порядку;
• відповідності електронного документа затвердженому формату (стандарту);
• наявності обов’язкових реквізитів;
• права підпису електронного документа підписувачем.

Перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції, якщо інше не встановлено нормативно-правовими актами та цим Порядком, формується друга квитанція. Вона  є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа. 

Цей наказ набере чинності з першого числа місяця, що настає за місяцем його офіційного опублікування. Договори про визнання електронних документів, що на день набрання чинності цим наказом є чинними, продовжують діяти до виникнення підстав, визначених пунктом 5 розділу III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого цим наказом.